Zo organiseer je een succesvol evenement!

Zit je bij een commissie van jouw studentenvereniging? Of volg je een commerciële studie? Of ben je misschien wel betrokken bij de organisatie van de introductieweek in jouw stad? Grote kans dat je dan een evenement moet organiseren! Wij geven je tips om van jouw event een succes te maken!

Planning

De planning van een evenement is misschien wel het belangrijkste onderdeel. Zorg dat je alles tot in de puntjes regelt en goede afspraken maakt. Zet je afspraken met derden ook altijd op papier, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Zo voorkom je problemen op het laatste moment. Het is ook essentieel om een reële begroting te maken en je aan het budget te houden. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je verlies draait! Zorg ook dat er een noodscenario gaat als er iets mis gaat. Bijvoorbeeld als het weer slecht is of er veel minder mensen komen dan gehoopt. Ten slotte is het cruciaal om een goed draaiboek te maken voor de dag zelf. Zo weet iedereen die bij het event betrokken is wat hij of zij moet doen op de grote dag.

Promotie

De promotie heeft veel invloed op het succes van jouw evenement. Bedenk daarom vooraf hoe jouw doelgroep eruitziet en hoe je hen het beste kunt benaderen. Dat kan zijn door het evenement op social media te promoten, maar ook door iets tastbaars aan jouw doelgroep te geven. Zorg bijvoorbeeld dat je een paar weken voor het evenement goodie bags uitdeelt met een kortingscode en andere leuke dingen erin. Je kunt dan ook papieren tasjes bedrukken met het logo van jouw evenement. Dit soort acties zorgen ervoor dat mensen zich gewaardeerd voelen en jouw evenement onthouden!

Tijdens het evenement

Op de grote dag is het belangrijk dat iedereen weet wat hij of zij moet doen. Zorg dus dat iedereen zich aan het draaiboek houd en er niet eindeloos gewisseld wordt met diensten. Op het evenement zelf zal je zien dat er altijd wel iets misgaat. Het is daarom superbelangrijk dat je rustig blijft en het overzicht houdt. Verder is er nog maar een tip die ik je mee kan geven: geniet! Als je je alleen maar druk maakt om wat er mis kan gaan, is het evenement zo voorbij. Neem dus ook af en toe de tijd om echt even om je heen te kijken en ervan te genieten!

Benieuwd naar de leukste evenementen van Amsterdam? Kijk dan ook eens bij onze evenementen kalender!