Zelf een factuur maken? Dit is alles wat je moet weten
Ben je net begonnen als zzp’er of heb je al een eigen bedrijfje? Dan ontkom je er niet aan: vroeg of laat moet je een factuur maken. En hoewel dat misschien ingewikkeld klinkt, valt het gelukkig reuze mee als je weet wat er allemaal op moet staan. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je zelf een factuur maakt, wat er verplicht op moet en waar je op moet letten. Zo weet jij precies hoe je professioneel kunt factureren!
Wat is een factuur eigenlijk precies?
Een factuur is eigenlijk gewoon een rekening die je naar je klant stuurt voor het werk dat je hebt gedaan of de producten die je hebt geleverd. Een factuur wordt altijd door de verkoper of dienstverlener opgesteld. Het is een officieel document waarmee je laat zien hoeveel iemand jou moet betalen, hoe en wanneer de koper moet betalen, en waar dat bedrag precies uit bestaat. Een factuur maken is heel belangrijk, niet alleen voor jezelf, maar ook voor je administratie en de Belastingdienst.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Een factuur is pas geldig als alle verplichte gegevens erop staan. Vergeet je iets, dan kan dat later gedoe opleveren met je administratie of met de btw-aangifte. Hieronder zie je wat er sowieso op moet:
Je volledige bedrijfsnaam en adresgegevens
De volledige naam en het adres van de klant
Je KvK-nummer
Je btw-identificatienummer (als je btw-plichtig bent)
De factuurdatum
Een uniek factuurnummer (elke factuur moet een eigen nummer hebben, en deze moeten opeenvolgend zijn)
De datum waarop je de dienst of het product hebt geleverd
Een duidelijke omschrijving van het geleverde werk of product
De hoeveelheid van het geleverde werk of product
Het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw
De betalingstermijn (bijvoorbeeld: binnen 14 dagen na factuurdatum)
Kleine tip: zet onderaan ook je bankrekeningnummer en eventueel je contactgegevens (zoals e-mail of telefoonnummer) zodat de klant makkelijk kan betalen of contact op kan nemen.
Hoe kan je zelf een factuur maken?
Een factuur maken hoeft niet moeilijk te zijn. Je kunt het zo simpel of professioneel maken als je zelf wil. Er zijn verschillende manieren waarop je dit kunt doen:
Zelf in Word, Excel of Canva
Als je maar af en toe een factuur hoeft te sturen, is dit de makkelijkste (en goedkoopste) optie. Je kunt online gratis templates vinden die je alleen nog hoeft in te vullen met je eigen gegevens. In Excel kun je de bedragen en btw makkelijk automatisch laten doorrekenen, en in Canva kun je juist de creatieve kant op: kies een mooi ontwerp, voeg je logo of favoriete kleuren toe en maak er een factuur van die er professioneel en stijlvol uitziet.Online factuurtool of boekhoudprogramma
Stuur je wat vaker facturen, dan is een online tool of boekhoudprogramma echt een lifesaver. Denk aan platforms zoals MoneyMonk, Rompslomp of e-Boekhouden. Die regelen automatisch dingen als factuurnummers, btw-berekeningen en betalingsherinneringen, zodat jij daar niet over na hoeft te denken. Het ziet er meteen professioneel uit en bespaart je een hoop tijd en fouten. Veel van deze programma’s hebben ook speciale starterspakketten, die extra goedkoop (of soms zelfs gratis) zijn, ideaal als je net begint met ondernemen naast je studie!
Wanneer moet je een factuur versturen?
Het beste moment om een factuur te versturen is zo snel mogelijk nadat je een opdracht hebt afgerond of een product hebt geleverd. Hoe eerder je een factuur maakt en verstuurt, hoe sneller je betaald krijgt, en dat houdt je administratie ook lekker overzichtelijk.
Heb je een grotere klus of werk je met vaste klanten? Dan kun je ook tussentijds factureren, bijvoorbeeld per maand of per projectfase. Zo hoef je niet alles in één keer te doen en blijf je beter bij.
Zorg er in ieder geval voor dat je factuur binnen 15 dagen na de levering wordt verstuurd (dat is ook wat de Belastingdienst aanraadt). Zo blijft je administratie netjes op orde en voorkom je dat je later in tijdnood komt bij je btw-aangifte.
Mag je een factuur digitaal versturen?
Ja, dat mag gewoon. Sterker nog, de meeste zzp’ers doen dat tegenwoordig. Het is snel, makkelijk en milieuvriendelijk. Je kunt de factuur gewoon als pdf-bestand mailen naar de klant. Zorg er wel voor dat de factuur er netjes uitziet en niet te makkelijk aan te passen is, dus liever een pdf dan een Word-document.
Verstuur je regelmatig facturen? Gebruik dan een vast e-mailadres voor je administratie, zodat je alles makkelijk kunt terugvinden. En sla je facturen op één plek op, bijvoorbeeld in een aparte map op je laptop of in de cloud, dan heb je ze altijd bij de hand.
Tips voor een professionele factuur
Gebruik je eigen huisstijl: voeg je logo toe, gebruik vaste kleuren en zorg dat het er netjes uitziet. Zo komt je factuur meteen professioneler over.
Wees duidelijk over de betalingstermijn: zet er altijd bij wanneer je betaald wil worden, bijvoorbeeld “Betaal binnen 14 dagen” of “Uiterste betaaldatum: [datum]”. Zo voorkom je dat je weken moet wachten op je geld.
Check je gegevens goed: een verkeerd factuurnummer of typefout in het btw-bedrag kan later voor gedoe zorgen. Even dubbelchecken dus voor je ‘m verstuurt.
Sla je facturen goed op: je bent verplicht om je facturen 7 jaar te bewaren (digitaal mag gelukkig ook). Dat is handig voor je eigen administratie en het is verplicht voor de Belastingdienst. Tip: maak gewoon een mapje op Google Drive of Dropbox, dan raak je ze niet kwijt.
Een factuur maken lijkt in het begin misschien wat zakelijk en ingewikkeld, maar zodra je weet wat er allemaal op moet staan, valt het echt mee. Met een goed overzicht, een duidelijke betalingstermijn en een professioneel ontwerp kom je al een heel eind. Of je nu af en toe een kleine zzp klus doet of al fulltime aan het ondernemen bent: een nette factuur laat zien dat je serieus bezig bent met je werk. Dus open Canva, Word, Excel of je favoriete factuurtool en maak vandaag nog je eerste factuur! Succes!
